処分・残す基準とは?片づく書類の仕組み化をつくる【お客様事例】

 

書類整理でお悩みではありませんか?

なんとなく置いた書類がいつの間にか山となっている…

広告チラシや重要なお知らせを混ぜた状態でとりあえず紙袋へ詰めている…

大事な書類を捨てたら大変だと思うと書類を捨てられず大量な書類の管理に疲れる…

そんな状態は、いざ必要な書類を探し出すのに時間がかかりストレスを感じますよね。

 

書類の整理ってメンドクサイし時間がかかりそう…

そう思うのも無理はないと思います。

書類の片づけって、紙に書かれている情報を読み取って、どうするかの判断をしていくことになりますから、量が溜まっていればそれなりに時間はかかりますし、根気が必要な作業でもありますよね。

しかも、

書類整理ってこれまでにある書類の山と向き合うだけじゃなくて、この先入ってくる書類をどうするかということも考えなくてはいけません。

書類は次から次へと家に入ってくるものですからね。日々ノンストップです。

そう考えるとますます重い腰が上がらない…

だからこそ思うことがあります。

毎日コツコツやりましょうっていう前に
書類の片づく仕組み化があることが要だなと。
(毎日片づけしなくちゃと頑張る、そんな意識付けは大事かもしれないけれど、取りかかりやすい仕組みがあるから結果的に習慣化できたなんてほうが続きやすいでしょう)

しかも、せっかくやり始めた書類整理「収集つかなくなっちゃったし大変だからやーめた」なんてならないようにちゃんと自分に合った仕組み化のポイントを探るって大事だと思っています。

書類の片づけに限ったことではないのですが、私が提供しているコンサルティング型片づけサポートではお客様と一緒に片づけやすい収納を探りながら(ご提案しながら)片づけの仕組みを作っていくことをしています。

それが結果的に毎日の「楽」につながり、習慣になりやすいからです。

 

ちょい置きのお悩みと書類管理のモヤモヤ

片づけサポートをご依頼くださったお客様のお悩みポイントはリビング収納

ダイニングテーブル横に置いてある腰高のリビングボードとオープン棚にちょい置きしてしまうことが多く、使い勝手が悪くなるし見た目にもストレスを感じてしまうとのことでした。

一見、片付いているように見える箇所も使い勝手が悪かったり、維持するのが大変だったりお悩みやストレス度合いはやはりヒアリングしてみると明らかになることも多いものです。

ヒアリングをしていくと、どうやら書類の管理が大変だということがわかりました。

それこそがコンサルティング型の利点なんです!片づけの前にモヤモヤポイントを明確にしていきどこから手を付けたら効果的なのかを確認していきます。

なぜ、どうしてモヤモヤしているのかわからないなんてことも多いもの。そのモヤモヤはっきりしていなくても大丈夫。感情、現状や考えなどそこから整理していくのがコンサルティング型です。

想像してみてくださいね。

コンサルティング型ではない家事代行であったなら、今日はご希望通りにリビングの片づけしますってことで、書類をなんとなく揃えて見た目をきれいにしておしまいなんてことになったら…

私たちコンサルティング型の片づけは、日常の使い勝手やどうなっていたらいいのかを聞いて、現状のお困りごとを目で確認しながらやり方のクセまでも考慮していくんです。

人に焦点を合わせてその人にあった方法をご提案し、一緒に解決していくのがコンサルティング型片づけです。

リビングにモヤモヤしていたお客様でしたが書類に焦点をあてて現状をみると

書類の前にちょい置きされたモノが書類をブロックしており使いにくそうです。

ボックスに分けられていてまとまっているように見える書類ですが、こちらにまとめた当初はおそらく分類されていたであろう書類も今ではミックスされている様子でした。

どうやら棚に深さがあるからちょい置きしやすくなるという理由だけではなさそうです。この書類置き場が機能しておらず、そこの使いにくさが手前のちょい置きにもつながっているのでしょう。

きっとこの書類の使い勝手、使用頻度が上がれば邪魔になるちょい置きはなくなるかもしれませんよね。

棚の書類収納が機能していないことを裏付けるように、大事な書類が埋もれてしまうことを懸念して設けられた書類の一時置きケースがリビングボード上に置かれていました。

出入りが多い書類。もうそこにある必要のない書類がたまっていき、その都度収納ケースを買い足して置き場を確保していくうちに膨大な書類になってしまった…なんてことも多いものです。

必要な書類がササっと取り出せて、かつ不必要な書類を見直しやすく、お客様にとって無理なく管理できる仕組み作りを考えていくことになりました。

出してみるからこそわかる書類片づけの分類

片づけのプロと一緒に作業する時のメリットの一つに「対象となる個所のモノを全部出す」ということがあります。

初めて作業をする方には「元の戻せるんですか?」と驚かれます。

どんな点がメリットとなるのかというと、この「全部出す」作業をするだけで所有しているモノを俯瞰できるわけです。

「こんなに持っていたんだ!」

「同じようなモノがまた出てきた!」

その作業している時によく聞く言葉です。

「あ!探していたモノ、出てきた!」

なんて言葉を聞くことも。

書類を整理したお客様も「あ!探していた書類があった!」と声をあげていらっしゃいました。

出した書類は分類し、残すものを選び取っていただきます。

どんな書類を多く持っているのか。
使用頻度はどの程度なのか。
残す(残したい)書類はどれなのか
お客様にあった分類をしながら分けていきます。

実際はより具体的に質問をしながら作業をしていくこの過程。
そこは書類整理の要でもあって、おさめる時にもその答えを考慮しながら実際の収納場所(方法)を考えていきます。

片づける=捨てるだと思われている方も多いかもしれません。

ですが、捨てるにしても大事なのはその基準です。その基準を決めるのは「人」

大事な基準は人によって異なるのに、だれかの基準で片づけていたらそれは自分が望む暮らしとはかけ離れてしまいます。

定期的に片づけをしているお客様をサポートしていると最初はどうしたらいいのと迷いながらであった方でもこの作業をしていると「あ、基準が明確になってきたな」と感じる瞬間があります。

その基準ってなにも片づけだけに必要な基準ではなく、生きる上で大事な基準でもあるわけです。ですからそこが明確になるということはほんとに大きなメリットでもあるのではないでしょうか。

これは「片づけで人生が変わる」といわれる所以のひとつかなと私は思っています。

自分にあった収納法をえらぶということ

基本的にご自宅にある収納用具を使用して片付け作業を行っています。

収納用具が揃っていると見た目的に美しく見える、それは正解だと思います。そしてその美しさがその状態をキープするためのモチベーションになることもあります。

でもでも、
そこでまず確認していただくのは、その仕組みの使い勝手なのです。

ですから、この仕組みがいいなと感じたら収納用具を購入するといいですよとお伝えしています。

今回作業したお客様も、長期的に保管する書類はこの棚以外の場所に移動させ、ご使用になっていた収納用具を用いて出入りがある書類などの置き場を棚に作りました。

収納ボックスごとにラベルを付けてしばらくこの仕組みを試していただくことになりました。

ボックス内が書類で溢れそうになったら書類を見直すタイミングです。ボックスごとに見直しができるので管理もグンと楽になるのではないかと思います。

もちろん、今後見た目をアップさせたいとなった場合を考慮して、お客様の使い勝手のクセなどをお聞きしながら、相性の良さそうな収納用品の具体的なアドバイスもお伝えしておりますよ。

ビフォーアフター写真はこちら

さて、書類整理に伴い、リビングボードや収納棚の様子はこのように変化しました。

全体ビフォーアフター

 

リビングボードのビフォーアフター

 

棚(書類)のビフォーアフター

いかがでしょうか。

書類は

・処分する、残すもの基準が明確であること

・自分に合った無理のない収納方法

・見直しのしやすさ

を踏まえていると管理がグンと楽になるものです。

それにしてもどこから手をつけていいのやら、書類整理は面倒だと思われる方は、プロと一緒に仕組みを作ってしまうことをお勧めします。

片づく仕組みで毎日が「楽」になりますよ。

 

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